Rentar una oficina parece lo mismo que rentar una casa, pero el contrato cambia en puntos que cuestan dinero: el IVA, las retenciones cuando el inquilino es empresa, quién paga las adecuaciones y qué pasa con ellas al salir. Esta guía repasa las cláusulas que no deben faltar en un contrato de arrendamiento de oficina y lo que conviene negociar antes de firmar.
Importante: esta guía es informativa y no sustituye la revisión de un abogado ni de un contador. El arrendamiento lo regula el código civil del estado donde está el inmueble; aquí citamos el Código Civil Federal (CCF) como referencia.
Qué cambia entre rentar una casa y una oficina
| Tema | Casa habitación | Oficina o consultorio |
|---|---|---|
| IVA | Exenta si no está amueblada (LIVA art. 20, fr. II) | Causa IVA al 16 % |
| Plazo máximo (CCF art. 2398) | 10 años | 20 años (comercio) |
| Topes a incrementos | En algunos estados hay tope para vivienda (por ejemplo, Nuevo León y Ciudad de México) | Normalmente se pacta libremente; lo usual es actualizar con la inflación (INPC) |
| Retenciones | Rara vez | Si el inquilino es persona moral y el dueño persona física: retiene 10 % de ISR (LISR art. 116) y dos terceras partes del IVA |
| Adecuaciones | Pocas | Divisiones, cableado, aire acondicionado, letreros: hay que pactarlas |
Las reglas generales del contrato (partes, inmueble, renta, depósito, garantías) son las mismas; las explicamos en cómo hacer un contrato de arrendamiento en México. Aquí nos concentramos en lo propio de las oficinas.
Cláusulas que no deben faltar
1. Destino y uso de suelo
El contrato debe decir para qué se usará el inmueble ("oficinas administrativas", "consultorio dental") y que el arrendador lo entrega apto para ese uso. El CCF obliga al arrendador a entregar la cosa en estado de servir para el uso convenido (art. 2412). El uso de suelo y la licencia de funcionamiento dependen del municipio: pide que el dueño declare por escrito que el uso de oficinas está permitido y, si es un edificio en condominio, que el reglamento lo permite.
2. Renta, IVA y retenciones
Escribe la renta más IVA o IVA incluido, nunca sin aclararlo. Si el inquilino es una empresa y el dueño persona física, el CFDI debe mostrar las retenciones y la empresa debe entregar la constancia de retenciones. Un ejemplo con una renta de $20,000 más IVA:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Renta | $20,000 |
| IVA 16 % | $3,200 |
| Retención de ISR (10 % de la renta) | −$2,000 |
| Retención de IVA (2/3 del IVA) | −$2,133.33 |
| Lo que deposita la empresa | $19,066.67 |
Las cifras son ilustrativas; que tu contador confirme el cálculo con tu régimen.
3. Plazo, renovación y salida anticipada
Lo usual son contratos de 1 a 5 años. Pacta desde el inicio cómo se renueva, con cuánto aviso y qué pasa si el inquilino quiere salir antes (pena, aviso previo, posibilidad de ceder el contrato). Si el contrato dura más de cinco años y el inquilino hace mejoras de importancia, el CCF le da un derecho de preferencia si el dueño vende (art. 2447); revisa la regla de tu estado.
4. Incrementos
Para oficinas se acostumbra actualizar la renta una vez al año con el INPC que publica el INEGI, o con un porcentaje fijo. Escribe la fórmula, la fecha y cómo se avisa. Los topes de Nuevo León y de la Ciudad de México que se aplican a la vivienda (ve arrendamiento en Nuevo León) normalmente no aplican a oficinas, pero confírmalo con tu abogado.
5. Adecuaciones y mejoras
Es el punto que más conflictos genera. Define:
- Qué obras puede hacer el inquilino y si necesita autorización por escrito.
- Quién las paga y si hay meses de gracia mientras se hacen.
- Si se quedan en el inmueble al terminar o el inquilino debe retirarlas y dejar todo como lo recibió.
- Si el dueño reembolsa algo. Sin pacto, el CCF sólo obliga al arrendador a pagar mejoras en casos concretos (art. 2423).
6. Mantenimiento, servicios y cuotas del edificio
Separa el mantenimiento mayor (estructura, impermeabilización, elevadores, instalaciones generales), que normalmente toca al dueño, del mantenimiento menor y de uso, que suele tocar al inquilino. Aclara quién paga la cuota de mantenimiento del edificio, el estacionamiento, la luz, el agua, internet y la recolección de basura.
7. Garantías
Depósito, fiador u obligado solidario, póliza jurídica o fianza de una afianzadora. En Nuevo León el art. 2346 del Código Civil limita el depósito a una mensualidad; confirma con tu abogado cómo aplica a tu contrato. Si el inquilino es una empresa, pide su acta constitutiva, poder del representante y constancia de situación fiscal (más en qué documentos pedir) e investiga al inquilino como harías con una persona.
8. Seguros y responsabilidad
Pide al inquilino un seguro de responsabilidad civil y de contenidos. El dueño puede asegurar el edificio. Recuerda que el CCF hace responsable al arrendatario del incendio, salvo caso fortuito, fuerza mayor o vicio de construcción (art. 2435).
Checklist antes de firmar
- Uso de suelo y reglamento del edificio permiten oficinas.
- Renta con IVA aclarado y retenciones calculadas por el contador.
- Fórmula de incremento escrita.
- Reglas de adecuaciones y de entrega al salir.
- Lista de mantenimiento: qué paga cada quien.
- Inventario con fotos del estado de entrega.
- Firma de quien tiene poder para obligar a la empresa.
Un contrato así se puede firmar en papel o con firma electrónica; lo importante es que las cláusulas estén claras para las dos partes.
Errores comunes
- No decir si la renta incluye IVA. Genera discusiones desde el primer recibo.
- No pactar las adecuaciones. Al terminar, nadie sabe si el aire acondicionado instalado por el inquilino se queda.
- Firmar con quien no tiene poder. Si el representante de la empresa no tiene facultades, el contrato puede ser difícil de hacer valer.
- Copiar un contrato de casa. Faltan las cláusulas de uso, IVA, retenciones y obras.