La mayoría de los pleitos al terminar una renta no son por la renta: son por el estado en que se devuelve el inmueble y por cuánto del depósito se regresa. Un acta de entrega-recepción bien hecha el primer día resuelve casi todos esos pleitos antes de que empiecen. Esta guía explica qué incluir, cómo documentarlo y cómo cerrar con el acta de salida.
Importante: esta guía es informativa y no sustituye la revisión de un abogado. El arrendamiento lo regula el código civil del estado donde está el inmueble; aquí citamos el Código Civil Federal (CCF) como referencia.
Por qué hacer un acta de entrega
El CCF tiene tres reglas que hacen del acta una herramienta clave:
- Art. 2442: si el inquilino recibió el inmueble con descripción de sus partes, debe devolverlo como lo recibió, salvo lo que se haya perdido o deteriorado por el tiempo o por causa inevitable.
- Art. 2443: si no hubo descripción, la ley presume que lo recibió en buen estado, salvo prueba en contrario.
- Art. 2444: el inquilino debe hacer las reparaciones de los deterioros de poca importancia que normalmente causan quienes habitan el inmueble.
En la práctica, sin acta cada parte recuerda la entrega a su manera. Con acta firmada y fotos, la discusión se reduce a comparar el antes y el después. Los códigos estatales suelen tener reglas parecidas con otra numeración; revisa el de tu estado.
El acta también protege al inquilino: deja constancia de los defectos que ya existían para que no se le cobren al salir. Si eres inquilino, revisa además qué revisar antes de rentar una casa.
Qué debe incluir el acta
Datos generales
- Fecha y hora de la entrega.
- Nombre del arrendador (o de quien entrega por él) y del inquilino.
- Domicilio del inmueble y referencia al contrato (fecha de firma).
- Si se entrega amueblado o sin amueblar.
Inventario por área
Recorre el inmueble en orden y anota el estado de cada elemento como bueno, con detalle (describe cuál) o no funciona:
| Área | Qué revisar |
|---|---|
| Fachada y acceso | Puerta principal, chapas, timbre, portón o control |
| Sala y comedor | Muros, pintura, pisos, ventanas, cortinas o persianas, contactos, apagadores, lámparas |
| Cocina | Tarja, llaves, gabinetes, cubierta, estufa o parrilla, campana, horno, refrigerador si se incluye |
| Recámaras | Muros, pisos, closets y puertas, ventanas, contactos, lámparas |
| Baños | WC, lavabo, regadera, presión y temperatura del agua, accesorios, espejos, extractor |
| Área de lavado | Llaves, desagüe, lavadora y secadora si se incluyen |
| Exteriores | Patio, jardín, cochera, azotea, tinaco, cisterna, bomba |
| Equipos | Calentador, aires acondicionados, minisplits, hidroneumático, interfón |
Si se renta amueblado, agrega un inventario de muebles y aparatos con marca, modelo y estado.
Medidores y servicios
Anota la lectura y toma foto de cada medidor el día de la entrega:
- Luz (número de medidor y lectura).
- Agua.
- Gas natural o nivel del tanque estacionario.
- Estado de los últimos recibos: pagados o con adeudo.
Así cada parte paga sólo lo que consumió.
Llaves, controles y accesos
Cuenta y describe cada llave, control remoto, tarjeta o tag de acceso que se entrega. Si el condominio tiene registro de residentes, anota quién lo tramita.
Fotos y video con fecha
- Toma fotos generales de cada cuarto y fotos de cerca de cada detalle anotado.
- Graba un video recorriendo el inmueble.
- Comparte las fotos con la otra parte ese mismo día, por correo o en una carpeta compartida. El envío deja registro de la fecha.
- Escribe en el acta dónde están las fotos (enlace o anexo).
Firmas
Ambas partes firman cada hoja del acta y conservan una copia. Si alguien firma en representación, anota con qué autorización. Firmar el acta no impide que el inquilino reporte, en los días siguientes, un defecto oculto que no se veía en el recorrido; conviene pactar en el contrato un plazo para hacerlo por escrito.
Desgaste normal o daño
Es la discusión más común al final. Una guía práctica:
| Desgaste normal (por el tiempo y el uso ordinario) | Daño (por mal uso, descuido o accidente) |
|---|---|
| Pintura opaca o con marcas leves | Muros rayados, pintados de otro color sin permiso o con perforaciones grandes |
| Desgaste leve de pisos en zonas de paso | Pisos rotos, quemados o con manchas de líquidos |
| Manijas o chapas flojas por el uso | Chapas forzadas o llaves perdidas |
| Juntas del baño ennegrecidas con los años | Fugas no reportadas que causaron humedad |
| Persianas con decoloración por sol | Persianas rotas o faltantes |
Recuerda que las reparaciones necesarias para conservar el inmueble en uso corresponden al arrendador (CCF, art. 2412), y que el inquilino responde por los daños que cause por su culpa (art. 2425). El acta es lo que permite distinguir unos de otros.
El acta de salida
Al terminar el contrato, repite el recorrido con el mismo formato del acta de entrega:
- Agenda la cita con el inquilino presente.
- Compara cada área contra el acta de entrega y sus fotos.
- Toma las lecturas finales de los medidores.
- Recibe todas las llaves y controles.
- Anota los daños encontrados, con foto, y los adeudos de servicios.
- Firmen los dos el acta de salida.
Si el inquilino no se presenta o se niega a firmar, haz el recorrido con un testigo y guarda fotos y video con fecha.
Cómo liquidar el depósito
El depósito no es la última renta, salvo que así se pacte. Para liquidarlo:
- Parte de lo pactado. El contrato debería decir para qué se usa el depósito y en qué plazo se devuelve. En Nuevo León, el depósito no puede exceder una mensualidad (Código Civil, art. 2346). Las opciones para garantizar más allá del depósito están en póliza jurídica, fiador o depósito: cuál conviene.
- Descuenta sólo lo documentado: rentas pendientes, servicios adeudados y daños que aparezcan en el acta de salida y no en la de entrega.
- Justifica cada descuento con presupuesto o factura de la reparación. Qué descuentos son válidos y cuáles no lo detallamos en depósito en garantía: cuánto pedir y cómo devolverlo.
- Entrega una liquidación por escrito con el monto del depósito, cada descuento y el saldo que se devuelve.
- Pide el recibo de la devolución, igual que se hace con la renta. Ver recibo de renta: qué debe llevar.
Si los descuentos superan el depósito, o el inquilino se fue debiendo rentas, revisa qué hacer cuando un inquilino deja de pagar.
Checklist del día de la entrega
- Imprime o ten en el celular el formato de acta.
- Recorre el inmueble con el inquilino, área por área.
- Prueba llaves de agua, contactos, lámparas, aparatos y equipos.
- Anota y fotografía cada detalle existente.
- Toma lecturas y fotos de luz, agua y gas.
- Cuenta llaves, controles y tarjetas de acceso.
- Graba un video del recorrido.
- Firmen las dos partes cada hoja del acta.
- Comparte el acta y las fotos ese mismo día.
- Guarda el acta junto al contrato. Ver cómo hacer un contrato de arrendamiento en México.